АПЕКС – это специализированное программное обеспечение для повышения эффективности производства. В качестве основных критериев в данном случае рассматриваются:

Сроки производства – время от подачи в производство материала до получения на выходе готового изделия;
Соблюдение обязательств – выполнение заявленных сроков производства, поставка заказчику продукции строго комплектно в соответствии с его заявкой;
Производительность – количество выпущенной (в неделю, месяц, в год) готовой продукции в пересчёте на одного работника.
Гибкость – возможность быстро и с минимальными потерями перестраивать работу производства при изменении ситуации (изменения в составе заказов, изменение приоритетов и т.п.), возможность без потери скорости выполнять одновременно большое количество разных заказов.

Улучшение какого-либо в отдельности или всех этих показателей одновременно, в большинстве случаев, является основной целью применения системы АПЕКС.

Любое производство – суть, процесс создания добавленной стоимости, т.е. превращения поступающих на входе материалов и комплектующих в обладающую большей стоимостью готовую продукцию. Скорость и эффективность данного процесса определяет эффективность производства.

Современные успешные практики подтверждают, что в дискретном производстве наиболее эффективным является производство, построенное по принципу «потока изделий». Идеология и принципы организации такого производства подробно описаны в специализированной литературе. Наиболее часто встречаются определения: «бережливое производство» (lean production), «быстрореагирующее производство», управление производством на основе принципов «теории ограничений» (TOC). Ключевым свойством производственного процесса в данном случае является постоянное движение всех запущенных в производство изделий по «потоку создания добавленной стоимости», т.е. от материала к готовому изделию.

Подготовка исходных данных

Как и любая информационная система, АПЕКС требует для работы наличие определённых исходных данных. Основные из них это имеющиеся производственные ресурсы (участки, посты, сотрудники) и описание выпускаемой продукции (состав, порядок изготовления, необходимые ресурсы). Первая часть представляет собой небольшой объём достаточно статичной информации (мало изменяется со временем). Вторая часть требует постоянного пополнения и поддержания в актуальном состоянии, поскольку имеет свойство с течением времени меняться, уточняться и дополняться.

Система АПЕКС содержит полный набор инструментов для быстрой подготовки данных об изделиях в том виде, как они необходимы для организации эффективного процесса производства этих изделий. Включая:

Работа с базой данных производственной системы;
Классификация (структуризация) различной информации, быстрый поиск и выборка нужной информации;
Отслеживание применяемости информации;
Автоматическая блокировка действий (например, удаления каких-либо данных), которые могут привести к нарушению целостности данных в системе.

Экранные формы и функции для описания в программе изделий и порядка их производства оптимизированы для быстрого и удобного внесения и редактирования информации, в т.ч. по изделиям, состоящим из большого числа компонентов. Часть нужной информации (например, перечень узлов и деталей, материалов, комплектующих) технически может быть загружена из внешних источников с последующей её доработкой уже в системе АПЕКС.

Таким образом, некоторый объём работ по подготовке и поддержанию в актуальном состоянии исходных данных (в части описания продукции и технологии её изготовления) для управления производством однозначно потребуется, однако, объём этих работ относительно невелик, и при правильной организации к ним не требуется обязательно привлекать много специалистов, а эти специалисты не обязательно должны обладать высокой инженерной квалификацией.

Запуск в эксплуатацию

В случае уже действующего производства для интеграции в него новой системы управления оптимальным является следующий порядок действий:

Конкретизировать цели и задачи создания новой системы управления, концептуально определить наилучший способ применения АПЕКС для достижения заданных целей в условиях данного производства (подготовка);
На нескольких тестовых примерах отработать порядок практического использования программы, позволяющий добиться поставленных целей, параллельно выполнить настройку программы минимально достаточную для начала практического её применения (разработка прототипа);
Уточнить порядок и последовательность перевода производства на новую систему управления и порядок решения сопутствующих технических вопросов (подготовка к опытной эксплуатации);
Поэтапно начать использование программы в реальном производстве, параллельно внося необходимые изменения в общую организацию производственного процесса (опытная эксплуатация);
По достижении поставленных целей закрепить окончательно сформировавшийся регламент работы, как стандарт, поддерживать систему в стабильном состоянии, намечать и реализовывать улучшения выстроенного процесса (промышленная эксплуатация и сопровождение).

Подготовка

На этой стадии конкретизируется главная цель проекта, обозначаются основные этапы движения к ней и задачи, которые для этого должны быть решены, вырабатывается концептуальное решение о способе использования программы и порядке изменения существующих бизнес процессов.

На данном этапе решаются две ключевых задачи:

чёткая постановка целей внедрения новой системы управления, выделение ключевых этапов и задач;
выработка общего (концептуального) решения, какой вариант применения программы будет оптимален в условиях данного производства для достижения поставленных целей.

Если общей целью является повышение эффективности работы производства (раздел «Цель применения программного обеспечения»), то на данной стадии следует выполнить следующие основные мероприятия:

разделить выпускаемую продукцию на группы по принципу сходства в плане технологии изготовления;
составить для каждой группы схему (карту) потока создания добавленной стоимости –движения от материала до готового изделия;
изучить особенности организации работ в ключевых точках этого потока;
выработать предварительное решение о порядке применения программы;
выбрать исходные данные (изделия, участки производства и т.п.), с которых следует начать разработку прототипа.

Важной частью подготовительного этапа является выбор границ прототипа. Т.е. на какого объёма тестовом примере предполагается моделировать процесс управления производством с использованием программы, и до какой степени следует прорабатывать этот пример до перехода к опытной эксплуатации. Например, часто, для ускорения запуска новой системы в эксплуатацию в рамках прототипа не рассматриваются все существующие группы изделий, а берутся представители только одной или нескольких групп, которые в общем объёме производства составляют значительно большую часть. А также по возможности исключается рассмотрение всех менее значимых функций и бизнес-процессов с целью сосредоточить основное внимание на ключевых аспектах работы новой системы, наиболее критичных с точки зрения достижения главной цели.

Разработка прототипа

На этой стадии вырабатывается техническое решение и предварительный регламент работы подразделений и сотрудников предприятия при переходе к новой системе управления. Основные задачи данного этапа:

выбор способов использования конкретных режимов и функций программы оптимальных для данного предприятия, с учётом особенностей производства и поставленных целей;
настройка программы (если таковая необходима) для начала реальной её эксплуатации на предприятии;
предварительная проработка порядка изменения основных бизнес-процессов предприятия с учётом новой системы управления.

Для решения этих задач последовательно создаются несколько тестовых примеров, иллюстрирующих порядок работы с программой на реальных данных предприятия и решение задач, определённых в рамках общей концепции как первоочередные.

Первый тестовый пример создаётся на минимально возможном объёме исходных данных. После получения устраивающего результата, делается аналогичный по сути пример, но уже на более репрезентативном объёме данных. По достижении желаемого результата и на этом этапе, обычно, принимается решение о переходе к опытной эксплуатации.

В большинстве случаев, часть из изначально принятых технических решений (как именно будет лучше использовать тот или иной конкретный режим или функцию программы) в процессе подготовки указанных примеров изменяется или уточняется. Что требует переделки созданных примеров, во многих случаях включая исходные данные. Зачастую, таких итераций требуется более двух. Поэтому и следует всегда начинать с примеров на минимальном объёме исходных данных. Задача «ввода всей информации» (по всем изделиям, участкам производства и т.д.) на данном этапе (до завершения работ над прототипом) бессмысленна. Поскольку если приступить к массовому заполнению программы данными до того, как будет выработано техническое решение (как именно будет построен процесс в целом и работа с программой в рамках него), то с очень высокой долей вероятности эти усилия будут потрачены впустую (в дальнейшем всё придётся переделывать). Сначала необходимо определиться с тем, как именно будет организована работа, и только потом – какие и в каком виде для этого требуются данные.

Ещё одной важной задачей, которая решается на этапе создания прототипа, является выработка предварительного регламента – т.е. общего порядка работы сотрудников и подразделений предприятия с учётом планируемых изменений процессов управления производством в целом. Включая порядок использования при этом программы и конкретных её функций конкретными исполнителями.

Разработка прототипа по значимости является одним из важнейших этапов всего процесса. От правильности принятых на данной стадии решений в дальнейшем во многом зависит успешность проекта в целом, скорость достижения поставленных целей, отношение сотрудников к вводимым изменениям в их работе и многое другое.

В то же время, не следует пытаться на данной стадии воспроизвести в прототипе примеры решения всех задач, которые, в принципе, со временем, предполагается решать с использованием АПЕКС. Это будет очень долгий и неэффективный путь. Чтобы «подготовка к работе» не затянулась на неопределённый срок, следует в рамках прототипа рассматривать только ключевые, наиболее важные, первоочередные задачи, без решения которых невозможно начать движение в сторону достижения поставленных целей. К решению не самых критичных в рамках общей концепции, а также второстепенных задач можно приступить позже, уже на этапе опытной эксплуатации.

Созданный в результате прототип представляет собой настроенную и работающую систему АПЕКС с введённым примером, на основании которого можно продемонстрировать и посмотреть порядок работы пользователей с программой на всех стадиях и рабочих местах, предусмотренным предварительном регламентом. Помимо прочего, в дальнейшем этот пример можно использовать для подготовки методической документации и обучения пользователей.

Подготовка к опытной эксплуатации

Основная задача данного этапа – подготовить быстрый и безболезненный для работников предприятия переход к новой схеме организации работ в производстве.

В первую очередь, следует спланировать порядок и последовательность введения изменений в ежедневную работу сотрудников (связанных с изменениями в системе управления). Уточнить, кто из сотрудников согласно новой схеме бизнес-процесса будет сам работать с программой и каковы будут его функции, а кто не будет являться пользователем, но его непосредственно коснутся изменения в общей организации труда. В больших организациях желательно на этом этапе подготовить соответствующую документацию:

предварительный регламент – общую схему работы и взаимодействия (бизнес-процесса), как она должна выглядеть после окончательного перехода предприятия на новую систему управления, а также текстовое описание данной схемы;
план перехода – последовательность практических шагов по переводу сотрудников от существующего порядка работ к новому.

Сам новый порядок организации работ к этому моменту уже достаточно детально отработан и имеется готовый прототип, иллюстрирующий его в части работы с программой (его созданию и был посвящён предыдущий этап).

Далее необходимо решить технические вопросы и провести обучение пользователей. Среди технических вопросов, обычно, можно выделить два основных:

проработать, каким образом в систему будут поступать необходимые исходные данные, достаточные уже не для тестовых примеров, а для полноценной работы производства с использованием программы;
создать рабочие места пользователей (обеспечить наличие компьютеров, ПО, подключения к сети).

При обучении пользователей желательно затронуть следующие аспекты:

Цель изменения существующего порядка работы (для чего проводится вся эта работа);
Общая схема процесса с учётом вносимых изменений (что изменится);
Место в этом процессе конкретного сотрудника, его роль и обязанности;
Если сотрудник будет сам использовать в своей работе АПЕКС, то порядок его работы с программой.

В больших организациях перед обучением желательно подготовить краткие, проиллюстрированные примерами, инструкции для всех пользователей. Описывающие порядок работы с программой конкретного пользователя, согласно его функциям предусмотренным регламентом.

Опытная эксплуатация

На этой стадии последовательно вводятся изменения в работу реального производства с учётом использования системы АПЕКС. Если все предыдущие работы были выполнены качественно и полностью, то это достаточно простой и безболезненный процесс. Порядок введения таких изменений известен и понятен тем, кого они затрагивают, инфраструктура (рабочие места, ПО) и сотрудники (пользователи) подготовлены к началу работы в новых условиях.

Основной задачей опытной эксплуатации является выявление и устранение недочётов, допущенных на этапе создания прототипа (что-то не было учтено, что-то намеренно было отложено до начала практической работы с программой и т.п.).

Также на стадии опытной эксплуатации можно приступить к расширению спектра задач, в решении которых может быть задействована система АПЕКС. После успешного применения программы в рамках решения задач, обозначенных в общей концепции, как первоочередные, можно последовательно переходить к задачам второго, третьего и т.д. этапов. Общая последовательность действий при этом, в целом, аналогична описанной выше. Если это требуется, то для принятия технического решения разрабатывается прототип – пример применения программы в рамках обозначенной задачи. Далее определяется порядок внесения изменений в действующие бизнес-процессы, выполняется необходимая подготовка, проводится обучение сотрудников, и согласно намеченному плану вводятся изменения в порядок работы соответствующих служб и работников.

Часто, общий список задач, для решения которых со временем планируется так или иначе задействовать систему АПЕКС, достаточно велик. Кроме того, часть из этих задач может быть решена только по истечении определённого времени реальной работы предприятия в новых условиях (должна накопиться статистика и т.п.). Это делает границу перехода от «опытной» к «промышленной» эксплуатации понятием достаточно размытым и условным. В общем случае, можно определить переход от опытной эксплуатации системы к промышленной эксплуатации после того как:

Решены задачи, обозначенные в общей концепции, как первоочередные;
В порядок ежедневной работы соответствующих служб и работников внесены все связанные с этим изменения;
Обновлённый процесс функционирует устойчиво, без серьёзных замечаний, как к общему порядку организации работ, так и к работе с программой, в течение значительного времени – например, 3 и более месяцев.

Промышленная эксплуатация и сопровождение

Стадия промышленной эксплуатации подразумевает продуктивное использование системы АПЕКС предприятием с получением от этого соответствующих выгод и преимуществ. Основными задачами на этом этапе являются:

Поддержание созданных процессов в стабильном состоянии в организационном и техническом плане;
Поиск путей улучшения этих процессов и реализация соответствующих мероприятий.

Для поддержания стабильности выстроенных процессов желательно закрепить созданный порядок работы служб и сотрудников предприятия внутренними документами (стандартами, регламентами, инструкциями). На больших предприятиях имеет смысл составить подробную документацию – описание, как самих процессов (регламент), так и выполнения отдельных действий (инструкции). Это поможет защитить процесс в случае кадровых изменений и легче интегрировать новых сотрудников в действующую производственную систему.

Для поддержания технической стабильности работы системы необходимо регулярно, в плановом порядке выполнять соответствующие мероприятия: резервное копирование данных, техническое обслуживание базы данных с целью поддержания производительности (скорости работы) и т.п.

Улучшение выстроенной производственной системы есть процесс постоянный. Согласно базовым принципами организации эффективного производства, сразу после завершения улучшений какого-либо процесса наступает новый цикл поиска и реализации мероприятий по его улучшению. Система управления производством в данном случае не является исключением. Дальнейшее улучшение и развитие возможны за счёт:

Оптимизации уже выстроенных процессов;
Расширения области применения АПЕКС на предприятии, подключение задач, изначально не включённых я общую концепцию или отложенных на дальнюю перспективу;
Применение новых возможностей, появившихся в результате обновления программного обеспечения.

Последовательность и сроки выполнения работ

Говоря о сроках подобных проектов следует учитывать, что внедрение системы АПЕКС, в большинстве случаев, по сути есть изменение действующей организации производства на предприятии на новую, более эффективную. При этом скорость такого изменения практически полностью зависит от самого предприятия – насколько оно готово к соответствующим изменениям, насколько быстро способны перестроиться руководители и сотрудники.

Планируя сроки проведения подобных изменений необходимо учитывать следующие факторы:

Производственное предприятие является, социальной системой, а не механической. Её реакция и поведение определяются реакцией и поведением большого количества людей. Подобная система не может измениться или перестроиться мгновенно. Для изменения ей требуется определённое «время реакции», которое будет тем больше, чем о более значительных изменениях идёт речь.

Если говорить о внедрении системы управления АПЕКС, то итоговый экономический эффект от применения программы, почти всегда, прямо пропорционален размерам изменений в основной деятельности предприятия, связанных с появлением новой системы управления. В то же время, как было отмечено ранее, чем больше будут вносимые изменения, тем большим будет «время реакции» на них производства, как социальной системы. Этим объясняется, почему в реальном производстве при всём желании невозможно в принципе «запустить» новую систему управления в сроки, например, порядка нескольких недель или одного-двух месяцев, если планируется в перспективе получить от этого значительный эффект.

Критическую роль играет позиция и активность руководства предприятия. Как высшего, так и линейных руководителей. Поскольку именно руководитель является «проводником» осуществляемых изменений в деятельности предприятия. Наёмные специалисты по внедрению (консультанты, технические специалисты) по определению не могут гарантировать соблюдение сроков внедрения программы или достижение какого-то конкретного эффекта. Поскольку сроки и достижение эффекта в данном случае возможны только при изменении порядка ежедневной работы сотрудников предприятия. В свою очередь, реальные способы и возможности воздействия для того, чтобы такие изменения произошли, есть только у руководителя предприятия, а никак не у приглашённых сторонних специалистов.

Также сроки внедрения сильно зависят от текущего общего состояния организации производства (культуры производства), квалификации и готовности к изменениям ключевых участников процесса – сотрудников предприятия.