На каждом предприятии это есть. Служебные записки. Зачастую на них построена вся деятельность предприятия. По ним запускают в производство, приостанавливают, дают задания что-то исправить, что-то заменить и многое другое. Снова пример одного из клиентов.
Как было. Служебная записка оформляется в текстовом редакторе, печатается, согласуется и подписывается, для обсуждения может быть и разослана по почте, где после десятка комментариев и веерной рассылки уже сложно понять, кто что писал и какие замечания были. Руководством к действию служил скан служебной записки с подписями и ответственными. Далее с неё вводилась информация. В разннобразные электронные таблицы как правило. Например, какие детали и в каком количестве нужно произвести, или какие техпроцессы откорректировать, какие материалы и к какому сроку закупить и многое, многое дугое, что в довольно произвольной форме писалось в служебной записке. Все вводилось ручками и смотрелось глазками, что не могло не приводить к ошибкам.
Как стало. Информация для служебной записки заносится в нашу систему. В ней же она и обсуждается. Никуда ничего не пересылается. Это нужные специалисты привлекаются к ней. Информация в одном месте, со всеми замечаниями и предложениями. Согласовали всё и только потом сформировали ее в виде файла на печать. Подписали, отсканировали и приложили к описанию. Всем, кого это касается, отправили ссылки на это описание. Кто-то поставит просто флажок «Наблюдение», чтобы следить какие изменения происходят (сформирован список, поменялся статус и многое другое), а кто-то на ее основании сделает план производства или раздаст задания на проектирование. Не ввводя ничего, а только выделяя нужное в описании служебной записки. Скорость доступа к информации выросла. Сильно. В служебке щелкнул по строчке — и посмотрел чертеж детали, ее описание, где она применяется, как обрабатывается и так далее. Простая штука. А столько пользы.
Что получили. Наглядность и скорость согласования. Это было ожидаемо. А вот что стало совершенно неожиданным, так это унификация служебных записок и правил работы с ними. Их осталось всего две формы. Для технических служб и для производственных. Этот эффект еще предстоит оценить.